Ja, hier wird es juristisch, aber die Betriebskostenabrechnung ist nichts für flüchtige Gemüter. Schnell können Sie als Vermieter mit gutem Willen über Kleinigkeiten stolpern und dadurch ggf. komplette Jahres-Nachzahlungen verlieren. Deshalb zeigen wir Ihnen hier die fünf typischen Fehler, die Ihnen bei der Abrechnung nicht passieren sollten. Meistens kommt es dabei auf die Ein-Jahres-Frist an. Deshalb gilt: Am besten rechnen Sie pünktlich und nicht erst im letzten Moment ab, dass eventuelle Fehler in jedem Fall fristgerecht zu korrigieren sind.
Bei der Betriebskostenabrechnung kommt es auf viele Details an. Sind Fehler enthalten kann es sogar dazu kommen, dass ein Vermieter auf seinen Kosten sitzen bleibt. Damit es nicht dazu kommt sind hier die fünf häufigsten Fehler zusammengefasst:
1. Zu spät abgerechnet: Durch das Versäumen der gesetzlichen Frist kann ein Vermieter viel Geld verlieren. Denn im § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist festgelegt, dass eine Abrechnung innerhalb eines Jahres nach dem Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter zugegangen sein muss. Für 2011 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2012 beim Empfänger landen. Wird diese Frist versäumt, können keine Betriebskosten mehr nachgefordert werden. Die Abrechnungsperiode muss aber nicht immer dem Kalenderjahr entsprechen. Läuft sie vom 1. Juli 2011 bis zum 30. Juni 2012, kann der Vermieter entsprechend bis zum 30. Juni 2012 abrechnen.
2. Zu viel umgelegt: Welche Rechnungen auf den Mieter umgelegt werden können, regelt in erster Linie der Mietvertrag. Dort enthalten ist eine Betriebskostenklausel. In den meisten Fällen wird auf die Auflistung von § 2 der Betriebskostenverordnung verwiesen. In älteren Mietverträgen gibt es einen Verweis auf Anlage 3 zu § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung. Zwischen beiden Aufzählungen bestehen aber nur geringe Unterschiede. Werden Kosten umgelegt, die nicht vereinbart wurden oder die nicht in Gesetz aufgelistet sind und deswegen gar nicht umgelegt werden hätten dürfen, kann der Mieter diese für Jahre rückwirkend einfordern.
3. Falsch umgelegt: Je nach Betriebskostenart kann der Umlageschlüssel unterschiedlich sein. Im Mietvertrag ist normalerweise entweder kein Umlageschlüssel, der gesetzliche nach § 556a Abs. 1 Satz 1 BGB oder eine Umlage nach Quadratmetern vereinbart. Wer keinen Umlageschlüssel festgelegt hat, muss den gesetzlichen nehmen. Das Ergebnis bleibt aber gleich: Die Betriebskosten, die nicht nach dem Verbrauch umgelegt werden können, müssen nach der Wohnfläche umgelegt werden. Werden Kosten falsch umgelegt, muss die Abrechnung innerhalb der Ein-Jahres-Frist berichtigt werden. Ansonsten muss der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht leisten.
4. Zu lange auf das Geld gewartet: Wurde die Abrechnung fristgerecht übergeben, muss der Mieter die Betriebskosten bis spätestens zum Ende des übernächsten Monats bezahlen, nach dem er die Abrechnung erhalten hat. Erhält der Mieter die Abrechnung für das Jahr 2011 im Dezember 2012, kann er sich mit der Zahlung bis Ende Februar 2013 Zeit lassen. Jedoch ist es immer heikel, die Abrechnung „auf den letzten Drücker“ zu erstellen. Denn die Beweislast, dass diese rechtzeitig zugegangen ist, liegt beim Vermieter. Deshalb sollten gerade späte Abrechnungen vom Zeitpunkt her beweisbar sein. Besser ist es, so abzurechnen, dass nach Ablauf der zwei Monate noch innerhalb der Ein-Jahres-Frist angemahnt werden kann. Tipp: Mit der Mahnung die Abrechnung noch einmal mitsenden. So kann der Mieter nicht sagen, dass er die Abrechnung nie erhalten habe.
5. Nicht alles aufgelistet: Sieben Mindestangaben sind für eine Betriebskostenabrechnung ein Muss: der genaue Abrechnungszeitraum (maximal zwölf Monate), eine Auflistung der Gesamtkosten pro Position, genaue Angaben zum Umlageschlüssel, die Berechnung des Anteils für den Mieter, die Summe aller Einzelbeträge pro Position, bereits gezahlte Vorauszahlungen und der Restbetrag, der nach dem Abzug der Vorauszahlung noch übrigbleibt. Ist nur eine dieser Angaben falsch oder gar nicht enthalten, ist die Abrechnung formell unwirksam. Innerhalb der Ein-Jahres-Frist kann sie korrigiert werden. Ist diese aber ablaufen, muss der Mieter keine Nachzahlung mehr leisten.
Wer das noch woanders lesen will, hier zwei unserer Quellen: www.meineimmobilie.de, www.spiegel.de.