Hausverwaltungen übernehmen technische, rechtliche und kaufmännische Aufgaben. Wegen Fachkräftemangel sind digitale Lösungen und alternative Modelle wie Selbstverwaltung wichtig. Besonders kleine WEGs profitieren von frühzeitiger Planung und individuell passenden Verwaltungslösungen.

Das macht eine Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung ist weit mehr als nur eine organisatorische Instanz – sie ist das Bindeglied zwischen Eigentümern, Dienstleistern, Mietern und dem Gebäude selbst. Zusammenfassend wird die Koordination von kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben übernommen.

Die genauen Tätigkeitsbereiche und die Rolle des Verwalters variieren je nach Eigentumsform und Nutzungsart. Die WEG-Verwaltung kümmert sich beispielsweise um das Gemeinschaftseigentum in einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dieses umschließt alle Teile der Immobilie, die jedem Eigentümer gleichrangig gehören, beispielsweise das Treppenhaus, das Dach oder die Heizungsanlage. Anders ist es bei der Mietverwaltung, die im Auftrag eines einzelnen Eigentümers tätig wird und sich um die vermietete Immobilie kümmert, inklusive Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnungen und Instandhaltung.

Eine dritte Form ist die Sondereigentumsverwaltung, bei der einzelne Wohnungen innerhalb einer WEG betreut werden. Sie richtet sich vor allem an Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, aber nicht selbst verwalten möchten. Im gewerblichen Bereich kommt zusätzlich die Gewerbeimmobilienverwaltung ins Spiel. Hier liegt der Fokus auf Bürogebäuden oder Ladenflächen.

Wichtig zu wissen: Wer eine Wohnung besitzt, sollte genau zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum unterscheiden können. Nur so lässt sich feststellen, für welchen Teil des Gebäudes welche Verwaltungsform zuständig ist – und welche Aufgaben davon betroffen sind.

Aktuelle Herausforderungen für WEGs: Die Auswirkungen des Fachkräftemangels

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) stehen in Deutschland zunehmend vor dem Problem, keine geeignete Hausverwaltung mehr zu finden. Laut einer Studie von Yougov und Matera Deutschland GmbH hat bereits jeder dritte Eigentümer Schwierigkeiten bei der Suche nach einer Verwaltung. Besonders betroffen sind kleinere WEGs mit maximal zehn Einheiten. Diese sind keine Randerscheinung: Rund 62 % der 1,8 Millionen Wohngebäude mit Eigentumswohnungen in Deutschland fallen in die Kategorie von WEGs mit drei bis zwölf Einheiten.

Ein zentraler Grund für diese Entwicklung ist der anhaltende Fachkräftemangel in der Wohnungswirtschaft. Bereits heute sind rund 20 % der Stellen in Hausverwaltungen unbesetzt. Verschärfend kommt hinzu, dass etwa 40 % der Führungskräfte in der Branche planen, innerhalb der nächsten zehn Jahre in den Ruhestand zu gehen.

Die Folge: Immer mehr Verwalterbetriebe reduzieren ihre Kapazitäten oder nehmen kleine Gemeinschaften gar nicht erst an – und verschärfen damit den ohnehin angespannten Markt weiter. Für viele WEGs bedeutet das: lange Wartezeiten, mangelnde Betreuung oder gar keine Verwaltung mehr.

Frühzeitige Suche und Planung

Ob bei der Gründung einer WEG, dem Auslaufen eines Vertrags oder einer Kündigung – es gibt viele Gründe, warum eine neue Hausverwaltung benötigt wird. Oft stellt sich die Verwaltersuche durch den anhaltenden Fachkräftemangel oft als schwierig heraus – vor allem für kleine Eigentümergemeinschaften. Starten Sie deshalb rechtzeitig mit der Suche. Planen Sie idealerweise 3–4 Monate Vorlauf ein, um passende Angebote zu prüfen und einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

Digitale Prozesse für Transparenz

Die starke Fragmentierung und Alterung der Hausverwalterbranche erschwert zudem den Einsatz neuer Tools und die Verbesserung der Prozesse. Die meisten der rund 30.000 Betriebe bestehen aus nur zwei bis drei Mitarbeitenden und laut Schätzungen arbeiten rund 33 % der Verwalter immer noch mit Excel oder Papier.

Wer eine Hausverwaltung sucht, sollte auf deren digitalen Reifegrad achten. Moderne Verwaltungen arbeiten nicht mehr mit Excel-Listen oder Papierordnern, sondern setzen auf Online-Portale oder Apps, die Transparenz und Effizienz ermöglichen. So behalten Eigentümer jederzeit den Überblick über Finanzen, Dokumente und Beschlüsse – und können Verwaltung aktiv und nachvollziehbar mitgestalten. Eine digitale Lösung ist deshalb ein wichtiger Indikator für zukunftsfähige Verwaltungsarbeit.

Kundennähe und Reaktionsbereitschaft

Ein zuverlässiger Kundenservice und eine schnelle Reaktionszeit gehören zu den wichtigsten Kriterien bei der Wahl einer Hausverwaltung. Gerade bei akuten Problemen wie einem Wasserschaden ist es entscheidend, dass die Verwaltung gut erreichbar ist und umgehend handelt. Um einen ersten Eindruck von potenziellen Verwaltern zu gewinnen, lohnt sich ein Blick auf Bewertungen und Erfahrungsberichte im Internet. So lassen sich Qualität und Verlässlichkeit frühzeitig besser einschätzen – bevor es im Ernstfall auf schnelle Hilfe ankommt.

Passendes Modell für individuelle Bedürfnisse wählen

Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung – neben klassischen Modellen gibt es inzwischen attraktive Alternativen. Eine davon ist die digitale Fernverwaltung, die besonders durch moderne Tools überzeugt. Für kleine WEGs mit bis zu 10 Einheiten bietet sich zudem die Selbstverwaltung an, bei der ein Eigentümer die Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Wichtig ist dabei: Keine Wohnungseigentümergemeinschaft gleicht der anderen. Größe, Struktur, technischer Zustand und Engagement der Eigentümer unterscheiden sich stark. Überlegen Sie in Ihrer WEG gemeinsam ganz genau, welche individuellen Bedürfnisse, Vorstellungen und Kapazitäten berücksichtigt werden müssen und informieren Sie sich ausführlich, welche verschiedenen Lösungen es gibt. Ob persönliche Betreuung vor Ort, digitale Prozesse oder Unterstützung bei der Buchhaltung, entscheidend ist, dass die gewählte Verwaltung wirklich zu Ihrer Gemeinschaft passt. Nur so lässt sich die Verwaltung langfristig effizient und stressfrei.

Selbstverwaltung als Alternative? Chancen und Grenzen für WEGs

Die Selbstverwaltung kann für viele Wohnungseigentümergemeinschaften eine attraktive Lösung sein – besonders dann, wenn externe Verwalter schwer zu finden sind oder die Verwaltungskosten gesenkt werden sollen. Hierbei übernehmen die Eigentümer alle Aufgaben rund um Organisation, Finanzen und Instandhaltung selbst oder wählen einen internen Verwalter aus den eigenen Reihen. Das spart Kosten und stärkt die Unabhängigkeit der Gemeinschaft. Auch der persönliche Bezug zur Immobilie und eine schnelle Reaktionsfähigkeit sind klare Vorteile.

Mehr erfahren: WEG-Selbstverwaltung: Alles, was Sie wissen müssen (2025)

Allerdings bringt das Modell auch Herausforderungen mit sich: Zeit, Fachwissen und eine gute Abstimmung untereinander sind unerlässlich. Besonders in größeren Gemeinschaften oder bei rechtlich komplexen Themen kann das schnell zur Belastung werden. Wer sich für die Selbstverwaltung entscheidet, sollte sich daher gut vorbereiten – oder professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen.

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