Jedes Jahr wird die Nebenkosten-Abrechnung fällig. Für Vermieter stellt sie immer wieder eine besondere Herausforderung dar. Es gibt diverse Dinge zu beachten, damit die Abrechnung in korrekter Form angefertigt wird.

Die Nebenkostenabrechnung stellt Mieter und Vermieter Jahr für Jahr vor eine große Herausforderung. Während die Mieter nur darauf warten, dass der Vermieter einen Fehler macht, kämpft dieser sich durch einen Berg voller Vorgaben, um eine korrekte Abrechnung zu erstellen.

Tipps zur korrekten Nebenkostenabrechnung

Vermieter sind verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter zu verschicken. Welche Kosten genau darin enthalten sein dürfen, sagt der Mietvertrag aus. Diese werden unter dem Begriff „sämtliche Betriebskosten“ zusammengefasst. Es ist nicht notwendig, jeden Posten einzeln zu benennen.
Allerdings müssen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung einige Dinge berücksichtigt werden. Es muss beispielsweise der korrekte Abrechnungszeitraum benannt werden. Außerdem müssen Fristen eingehalten werden. Der Abrechnungszeitraum beträgt zwölf Monate, die sich aber nicht am Kalenderjahr orientieren müssen. Die Nebenkostenabrechnung muss den Mietern spätestens zwölf Monate nach dem definierten Abrechnungszeitraum vorliegen. Diese Frist ist gesetzlich vorgegeben. Sollte die Abrechnung nicht pünktlich vorliegen, kann keine Nachzahlung eingefordert werden. Gibt es ein Guthaben, muss dieses trotzdem ausgezahlt werden.
Es gibt auch eine Verjährungsfrist für die Nebenkostenabrechnung. Diese beträgt drei Jahre und betrifft sowohl Vermieter als auch Mieter. Sollte der Vermieter die Nachzahlung der Betriebskosten nicht einfordern, verfällt dieses Recht nach drei Jahren. Gleiches gilt für Mieter, die ihr Guthaben auch innerhalb von drei Jahren einfordern müssen.

Kalte und warme Nebenkosten

Grundsätzlich werden in der Betriebskostenabrechnung kalte und warme Nebenkosten voneinander getrennt aufgelistet. Während die warmen Nebenkosten die Kosten für Heizung und Warmwasserversorgung umfassen, sind in den kalten Nebenkosten alle anderen anfallenden Kosten enthalten, wie zum Beispiel die Kosten für die Grundsteuer, für die Reinigung gemeinschaftlicher Flächen, Hausmeisterdienste, Kosten für Schornsteinfeger und Abwassergebühren.
Es gibt aber auch kalte Nebenkosten, die nicht umlagefähig sind. Dazu gehören zum Beispiel sämtliche Kosten für Gebäudeversicherung, Reparaturen an technischen Anlagen, Kontoführungsgebühren, Mietausfallversicherung und Kreditzinsen.
Bei den warmen Nebenkosten muss der Vermieter darauf achten, dass er mindestens 50 Prozent, aber maximal 70 Prozent der entstandenen Heizkosten verbrauchsabhängig abrechnet. Hinzu kommen die Kosten für Wartung und Pflege der Heizungsanlage. Allerdings können die Reparaturkosten für die Heizungsanlage hier nicht geltend gemacht werden.
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